Problemanalyse

Problemanalyse als Fundament der Unternehmensautomatisierung

Eine wirksame Automatisierung setzt voraus, dass bestehende Abläufe präzise verstanden, Engpässe klar benannt und Potenziale messbar bewertet werden. Die Problemanalyse bildet damit den zentralen ersten Schritt für jedes Unternehmen, das Prozesse digitalisieren, optimieren und teil- oder vollautomatisieren möchte. Ziel ist es, technische Lösungen nicht isoliert einzuführen, sondern sie passgenau auf reale Anforderungen abzustimmen.

1. Ausgangssituation und Zieldefinition

Am Beginn jeder Automatisierungsinitiative steht eine klare Zieldefinition. Unternehmen müssen bestimmen, welche strategischen Ergebnisse erreicht werden sollen:

• Reduktion manueller Arbeitsschritte
• Fehlervermeidung und Verbesserung der Prozessqualität
• Zeitgewinn für wertschöpfende Tätigkeiten
• Messbare Kostensenkung
• Erhöhung der Transparenz und Planbarkeit

Ohne eindeutige Ziele entstehen Automatisierungsansätze, die nur Symptome behandeln und langfristig keine Wirkung entfalten.

2. Erfassung der bestehenden Prozesse

Im nächsten Schritt wird der Ist-Zustand systematisch erfasst. Dies umfasst:

• Dokumentation aller Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten
• Identifikation von Medienbrüchen (z. B. manuelle Übertragung von Daten)
• Analyse von Schnittstellen zwischen Abteilungen und Systemen
• Bewertung des Zeitaufwands pro Prozessschritt
• Erfassung organisatorischer und technischer Abhängigkeiten

Ziel ist eine vollständige Übersicht, die sowohl strukturelle als auch operative Abläufe sichtbar macht.

3. Identifikation von Engpässen und Fehlerquellen

Die Problemanalyse fokussiert anschließend auf konkrete Schwachstellen:

• Wiederkehrende manuelle Tätigkeiten
• Hohe Fehleranfälligkeit oder fehlende Qualitätskontrolle
• Lange Durchlaufzeiten
• Ineffiziente Kommunikation und Datenflüsse
• Nicht standardisierte Abläufe
• Übermäßige Abhängigkeit von Einzelpersonen

Diese Engpässe bilden die Grundlage für eine priorisierte Liste der Automatisierungsmöglichkeiten.

4. Bewertung des Automatisierungspotenzials

Nicht jeder Prozess ist sofort automatisierbar. Für eine fundierte Entscheidung wird der Automatisierungsgrad anhand verschiedener Kriterien bewertet:

• Standardisierbarkeit und Wiederholbarkeit
• Verfügbarkeit und Qualität der benötigten Daten
• Wirtschaftlichkeit des Automatisierungsaufwands
• Technische Machbarkeit mit bestehenden Systemen
• Möglichkeit, zukünftiges Wachstum zu unterstützen

Die Analyse zeigt, welche Prozesse schnell umgesetzt werden können und welche eine vorgelagerte Optimierung benötigen.

5. Risiko- und Auswirkungenanalyse

Vor der Umsetzung wird geprüft, welche Auswirkungen die Automatisierung auf Organisation, Mitarbeiter und Systemlandschaft hat:

• Veränderung von Rollen und Verantwortlichkeiten
• Abhängigkeiten zwischen Prozessen
• Risiken durch fehlerhafte Datenbasis
• Notwendige Schulungen und Change-Management
• Integration in bestehende IT-Infrastruktur

Ein klarer Risikoplan reduziert Störungen beim späteren Rollout.

6. Ergebnis: Grundlage für eine nachhaltige Automatisierungsstrategie

Das Ergebnis der Problemanalyse ist ein strukturierter Maßnahmenkatalog, der folgende Elemente enthält:

• Priorisierte Liste automatisierungsfähiger Prozesse
• Konkrete Problembereiche und deren Ursachen
• Wirtschaftliche und zeitliche Einschätzung
• Empfehlungen für technische Lösungen (z. B. KI-gestützte Systeme, Workflow-Automation, RPA, CRM-Automatisierung)
• Handlungsschritte für die Umsetzung

Dieser Katalog ermöglicht Unternehmen, Automatisierungsprojekte effizient und zielgerichtet zu realisieren, statt Ressourcen auf unpassende oder ineffektive Ansätze zu verteilen.